Um Sistema de Workflow não é mais do que a automatização de Procedimentos ou Fluxos de Trabalho onde documentos, informação e tarefas são passadas de um participante a outro de uma forma controlada por regras ou procedimentos.
As características principas das aplicações baseadas em Workflow são:
Ö Uma Lista de Trabalho (algumas vezes chamada inbox ou queue) que possibilita o acesso do utilizadores aos seus items de trabalho;
Ö Em qualquer altura pode ser analisado e controlado o estado de um processo;
Ö Quando os prazos de actividades ou Workflows expiram podem ser tomadas acções.
As vantagens que serão obtidas em processos geridos por uma ferramenta de Workflow são as seguintes:
Ö Redução do Tempo de Transporte;
Ö Redução do Tempo de Pesquisa e Acesso;
Ö Redução do Tempo de Produção;
Ö Redução do Tempo de resposta aos pedidos;
Ö Redução do Papel;
Ö Aumento da produtividade;
Ö Aumento da qualidade;
Ö “Must“ para as aplicações da Internet/Intranet.
A implementação de um Sistema de Workflow também requer alguns cuidados, nomeadamente, escolha da ferramenta adequada e modelização dos fluxos.
Nesta área, as possibilidades de desenvolvimento são inúmeras, como por exemplo: apresentação de despesas, marcação de férias, pedidos de adiantamento de fundos, pedidos de publicação de conteúdos, Bill Review, requisição de acessos, adjudicação de propostas, pedido e controlo de equipamento de testes.
Um dos exemplos típicos de sucesso no uso de ferramentas de Workflow é a implementação dos procedimentos de qualidade da ISO9000. Nestes casos as ferramentas são usadas tanto para a automatização da aprovação dos documentos da qualidade, como para implementar os procedimentos neles descritos, permitindo auditar a correcta aplicação do sistema da qualidade.
A SEBASI desenvolve ainda soluções de ICR (Intelligence Character Recognition) que permitem às empresas a captura automática de dados de formulários estruturados e semi-estruturados de uma forma rápida, minimizando os erros de introdução de dados.
A SEBASI é parceira de uma das empresas líderes de mercado na área de ICR, a ReadSoft.